Retrouver des billets

Quelqu'un se présente au guichet et dit : « j'ai un billet au nom de Vermeulen ». Quelqu'un d'autre lit un code dans son e-mail, ou jure qu'il n'est pas encore entré. Pour toutes ces questions, il y a l'écran Billets : une liste de chaque billet que vous avez vendu, conçue pour y chercher.

Cet écran sert à chercher et à regarder. Renvoyer un e-mail de billets, corriger un nom ou annuler un billet se fait sur la commande elle-même ; où exactement, vous le lirez en bas de cet article.

Qu'est-ce qu'un billet, déjà ?

Un billet est le titre d'accès d'une seule personne, avec son propre code et son propre code QR. Qui réserve pour trois adultes reçoit trois billets, car trois personnes passent la porte et chacune d'elles est scannée séparément.

Les billets naissent tout seuls à chaque commande payée, dans votre billetterie ou au guichet. Vous ne les créez nulle part à la main ; c'est pour cela que cet écran n'a pas non plus de bouton pour en ajouter un. La différence entre une commande et un billet est expliquée dans Suivre les commandes.

Les abonnements annuels et les bons cadeaux ne figurent pas dans cette liste. Ils ont leurs propres écrans : Abonnements annuels et Bons cadeaux.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Le rôle Propriétaire, Administrateur ou Guichet. Ces trois-là peuvent rechercher des billets. Le rôle Scanner non : il ne voit pas cet écran.
• Pour le bouton Afficher le QR : le rôle Propriétaire ou Administrateur.
• Un code, un nom ou un numéro de commande à rechercher.

Étape 1 — Ouvrir la liste

Cliquez dans le menu de gauche sur Billets. Le billet le plus récent est en haut.

Colonne	Ce qui y figure
Code	Le début du code du billet. Un petit bouton de copie l'accompagne
Nom	Le nom sur le billet. Un tiret signifie qu'il n'y a pas de nom dessus
Commande	Le numéro de commande : ORD-… pour votre billetterie, POS-… pour le guichet
Produit	Ce qui a été acheté, par exemple Entrée adulte
Valable le	Le jour où le billet donne accès
Statut	Si le billet peut encore passer la porte — voir le tableau ci-dessous
Scanné le	Date et heure auxquelles il a été scanné à l'entrée. Un tiret : pas encore scanné

Le statut dit ce que le scanner fera à la porte :

Statut	Ce que cela signifie
Valide	Peut entrer le jour indiqué sous Valable le
Utilisé	A déjà été scanné ; l'heure figure sous Scanné le
Annulé	A été retiré ; le scanner le refuse
Remboursé	Appartient à un montant remboursé ; ce billet non plus, le scanner ne le laisse pas entrer

Seul un billet Valide permet d'entrer.

Étape 2 — Retrouver un billet

Au-dessus de la liste se trouve un champ de recherche. Vous y cherchez sur trois choses à la fois :

• le code du billet — les premiers caractères suffisent ;
• le nom sur le billet ;
• le numéro de commande.

S'il n'y a pas de nom sur vos billets (parce que vous ne le demandez pas), une recherche par nom ne donne rien ici. Cherchez alors dans Commandes par le nom de l'acheteur et regardez dans le tableau Billets de cette commande.

À côté du champ de recherche se trouve l'icône en entonnoir des Filtres :

Filtre	À quoi il sert
Statut	N'afficher que les billets valides, ou justement que les utilisés ou les annulés
Valables aujourd'hui	Uniquement les billets pour aujourd'hui — pratique lors d'une journée chargée

Cliquez ensuite sur Appliquer les filtres. Les filtres et la recherche se combinent : cherchez un nom avec Valables aujourd'hui activé, et vous ne voyez que les billets de cette personne pour aujourd'hui.

Étape 3 — Afficher le code QR sur votre écran

À chaque billet figure le bouton Afficher le QR. Il ouvre une fenêtre avec le code QR, et en dessous le produit, le nom, le jour, le statut, le numéro de commande et le code complet.

C'est pratique quand :

• un visiteur est à la porte avec un téléphone déchargé ou sans son e-mail — faites scanner le QR sur votre écran ;
• vous voulez essayer l'application de scan avant l'arrivée de vos premiers visiteurs.

Attention : c'est le vrai billet. Si vous scannez ce QR, le billet passe ensuite sur Utilisé, et le visiteur ne peut plus entrer lui-même avec. Testez donc avec un billet que vous avez acheté vous-même, pas avec celui d'un visiteur.

Vous ne voyez le bouton qu'avec le rôle Propriétaire ou Administrateur. Au guichet, il n'y figure pas, parce que ce QR donne réellement accès.

Le code de la colonne Code n'est pas le code QR lui-même. Ce code vous permet de retrouver un billet, mais personne n'entre avec. Vous pouvez donc sans souci le lire à voix haute ou le mettre dans un e-mail.

Ce que vous ne faites pas ici, et où le faire

Cet écran ne modifie rien à un billet. Pour une intervention, allez sur la commande : copiez le numéro de commande de la colonne Commande, cliquez dans le menu sur Commandes et collez-le dans le champ de recherche.

Vous voulez …	Où
renvoyer les billets par e-mail	Sur la commande, bouton Renvoyer l'e-mail des billets — voir Suivre les commandes
corriger un nom sur un billet	Sur la commande, dans le tableau Billets : Modifier le nom
rendre un billet invalide	Sur la commande, dans le tableau Billets : Annuler le billet
rembourser de l'argent	Sur la commande — voir Annuler et rembourser

Seul un Propriétaire ou un Administrateur peut faire ces interventions.

Et si …

Et si un billet est sur « Utilisé » alors que le visiteur n'était pas encore entré ?

Regardez Scanné le. Neuf fois sur dix, quelqu'un du même groupe est déjà entré avec la même capture d'écran. Si l'heure est bien antérieure à l'arrivée de votre visiteur, vous en savez assez.

Et si je ne trouve rien ?

Essayez un autre terme de recherche : le numéro de commande de l'e-mail de confirmation est le plus sûr. Si vous ne trouvez rien non plus avec celui-ci, cherchez dans Commandes. Une commande qui n'est pas encore payée n'a pas encore de billets — ils ne figurent donc pas ici non plus.

Et si je ne vois pas le bouton « Afficher le QR » ?

Vous avez alors probablement le rôle Guichet. Demandez à un propriétaire ou à un administrateur d'afficher le QR, ou d'adapter votre rôle. Voir Collaborateurs et rôles.

Questions fréquentes

Puis-je créer un billet ici ? Non. Un billet naît d'une commande payée. Si vous voulez donner un billet à quelqu'un, vendez-le au guichet ; voir La caisse du guichet.

Pourquoi ne vois-je qu'une partie du code ? La liste n'affiche que le début, pour que tout tienne sur une ligne. Le code complet figure dans la fenêtre Afficher le QR, et le petit bouton de copie reprend lui aussi le code complet.