Consulter les sessions de caisse et les rapports Z

Au guichet, quelqu'un ouvre la caisse le matin et la clôture le soir. Ce qui s'est passé entre les deux, vous le lisez ensuite dans l'écran Sessions de caisse. Cet article s'adresse à celui qui vérifie : le propriétaire, le trésorier, le comptable.

Comment ouvrir la caisse elle-même, vendre et clôturer, c'est expliqué dans La caisse du guichet.

Qu'est-ce qu'une session de caisse ?

Une session de caisse est un service à une caisse. Elle commence quand quelqu'un ouvre la caisse avec un fonds de caisse (la monnaie dans le tiroir), et elle se termine quand cette personne compte l'argent et clôture la caisse. À cette clôture, le rapport Z est figé : le chiffre d'affaires de ce service, par taux de TVA et par mode de paiement, et la différence entre ce qui devrait se trouver dans le tiroir et ce qui s'y trouvait.

Si deux caisses se trouvent côte à côte, chacune a son propre tiroir, et donc sa propre session et son propre rapport Z.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Le rôle Propriétaire ou Administrateur. Les autres rôles ne voient pas cet écran.
• Au moins une session de caisse. Si la liste est vide, personne n'a encore ouvert la caisse.

Étape 1 — Ouvrir l'écran

Cliquez dans le menu de gauche sur Caisse → Sessions de caisse.

En haut figure le bloc Chiffre d'affaires du jour avec trois chiffres :

Case	Ce qu'elle compte
Guichet	Ce qui a été vendu aujourd'hui au guichet, avec le nombre de commandes
En ligne	Ce qui a été vendu aujourd'hui dans votre billetterie
Total	Tout ce qui a été vendu aujourd'hui, y compris ce qui est entré via un revendeur ou d'une autre manière. En dessous figure le nombre de caisses actuellement ouvertes

Ce bloc regarde toujours aujourd'hui et compte les commandes du jour. C'est un coup d'œil sur la journée en cours, pas une pièce comptable. Ce qui est figé, c'est le rapport Z de chaque session.

Étape 2 — Lire la liste

Sous le bloc figure chaque session, la plus récente en haut.

Colonne	Ce qui y figure
Numéro Z	Le numéro du rapport Z : Z-1, Z-2, … Un tiret tant que la session est ouverte
Ouverture	Quand la caisse a été ouverte
Clôture	Quand elle a été clôturée, ou encore ouverte
Lieu	À quel lieu la caisse appartenait
Appareil	Sur quel appareil de caisse ; aucun si l'on a vendu sans appareil
Attendu	Ce qui, selon la caisse, devrait se trouver dans le tiroir
Compté	Ce que le caissier a compté à la clôture
Écart de caisse	Compté moins attendu
Statut	Ouverte ou Clôturée

Attendu est le fonds de caisse, plus ce qui a été vendu en espèces, moins ce qui a été remboursé en espèces, plus ce qui a été déposé dans le tiroir et moins ce qui en a été retiré. Le montant se met à jour tant que la session est ouverte.

L'écart de caisse reçoit une couleur :

• gris : pas d'écart, ou la session n'est pas encore clôturée ;
• rouge : un manque — il y avait moins dans le tiroir que prévu ;
• orange : un excédent — il y avait plus. C'est aussi un signal : le plus souvent, quelque chose a été vendu sans être enregistré.

Il existe encore une colonne Ouverte par, masquée par défaut. Affichez-la avec le bouton des colonnes en haut à droite de la liste. Avec l'icône en entonnoir (Filtres), vous n'affichez que les sessions ouvertes ou que les sessions clôturées.

Étape 3 — Consulter un rapport Z

Pour une session clôturée, cliquez sur Voir le rapport Z. Une fenêtre s'ouvre avec cinq blocs :

Bloc	Ce qu'il contient
Session	Quand elle a été ouverte et clôturée, le lieu, l'appareil et qui l'a clôturée
Chiffre d'affaires par taux de TVA	Par taux, le montant hors TVA (Net), la TVA et le montant TVA comprise (Brut), avec le total en bas
Par mode de paiement	Combien de fois et pour quel montant on a payé en espèces, par carte ou autrement
Tiroir-caisse	Fonds de caisse, ventes en espèces, remboursements en espèces, déposé, prélevé, et en dessous attendu, compté et l'écart de caisse
Journal et TSE	Combien de lignes figurent dans le journal de caisse, leurs numéros d'ordre et le dernier code de contrôle, et si une TSE est couplée

Le rapport Z est un instantané. Il est calculé à la clôture et n'est plus jamais modifié ensuite. C'est justement le but : ce que votre comptable lit aujourd'hui, il le lira encore l'année prochaine.

La TSE concerne les clients en Allemagne. S'il n'y en a pas, le rapport le précise. Pour les clients belges et néerlandais, il n'y a rien à faire ; voir Conformité de caisse en Allemagne (TSE).

Étape 4 — Exporter le journal de caisse

Votre comptable veut les données brutes ? Cliquez en haut à droite sur Exporter le journal.

1. Sous Jour, choisissez le jour souhaité.
2. Sous Format, choisissez :
   • CSV (pour le comptable) — s'ouvre dans Excel ;
   • JSON de type DSFinV-K (contrôle allemand) — nécessaire uniquement lors d'un contrôle fiscal allemand.
3. Confirmez. Le fichier est téléchargé.

L'export contient tous les événements de caisse de ce seul jour, de toutes vos caisses ensemble. Les codes de contrôle du journal sont inclus, de sorte que celui qui reçoit le fichier peut vérifier que rien n'en a été retiré. Pourquoi le journal ne peut pas être modifié, vous le lirez dans La caisse du guichet.

Ce que vous ne pouvez pas faire ici

• Ouvrir ou clôturer une session. Cela se fait à la caisse elle-même.
• Modifier ou supprimer une session ou un rapport Z. Ce n'est possible nulle part : une caisse d'où des choses peuvent disparaître ne prouve plus rien.

Et si …

Et si une session est sur « Ouverte » depuis des jours ?

Alors quelqu'un a oublié de la clôturer. Ouvrez la caisse sur cet appareil et clôturez-la quand même, avec le montant qui se trouve maintenant dans le tiroir. Voir La caisse du guichet.

Et si je ne vois pas le bouton « Voir le rapport Z » ?

Le bouton n'apparaît que pour une session clôturée. Une session ouverte n'a pas encore de rapport Z.

Et si l'écart de caisse est rouge tous les jours ?

Un seul manque de quelques euros est une erreur de comptage. Si cela penche jour après jour du même côté, regardez qui a ouvert la caisse (colonne Ouverte par) et si tout le monde enregistre bien l'argent qui sort du tiroir. Un écart est conservé, pas effacé : c'est justement pour cela que vous voyez un tel schéma.

Questions fréquentes

Pourquoi « Total » est-il plus élevé que Guichet plus En ligne ? Parce que Total compte aussi les ventes via les revendeurs et d'autres canaux, qui n'ont pas de case à eux.

Pourquoi « Chiffre d'affaires du jour » diffère-t-il de mon rapport Z ? Chiffre d'affaires du jour compte toutes les commandes du jour, de toutes les caisses ensemble, et mélange aussi espèces, carte et en ligne. Un rapport Z compte une seule session d'une seule caisse, de l'ouverture à la clôture.

Le guichet peut-il voir cet écran ? Non. Seuls le propriétaire et l'administrateur.