Factures à vos acheteurs

Tôt ou tard, quelqu'un se présente à votre guichet ou dans votre boîte mail avec cette question : « puis-je avoir une facture pour cela ? » Une entreprise qui a réservé un team building, une école, un indépendant qui veut passer sa visite en frais. Cet article explique comment régler cela sans plus rien devoir taper vous-même.

Qu'est-ce qu'une « facture en votre nom » ?

C'est vous qui vendez. Nous ne vendons rien — nous sommes le système avec lequel vous vendez. Sur votre facture figurent donc votre nom, votre adresse et votre numéro de TVA, et c'est vous qui l'émettez.

Ce que nous faisons, c'est établir le document en votre nom et pour votre compte. C'est expressément permis : la directive TVA européenne autorise qu'un tiers établisse la facture, pour autant que le vendeur l'émette et en reste responsable. Au bas de chaque facture figure dès lors une petite phrase indiquant qu'elle a été établie via Passavo. Pour le reste, notre nom n'apparaît nulle part.

Cela signifie aussi que vous restez responsable de ce qui y figure. Nous proposons les mentions légales correspondant à votre pays et à votre statut, mais vous seul (ou votre comptable) savez sur quelle disposition vous vous appuyez exactement.

Activer

Allez dans Paramètres → Organisation, onglet Factures aux acheteurs, et activez Les factures aux acheteurs sont activées. Seul le rôle Propriétaire peut le faire. Vous complétez ensuite quatre choses et cliquez en bas sur Enregistrer.

1. Votre statut TVA

C'est le choix le plus important de l'écran. Il y en a trois :

Statut	Ce qui figure sur la facture
Assujetti à la TVA, avec numéro de TVA	La TVA par taux, telle que vous la déclarez.
Exonéré de TVA (petite entreprise ou association)	Pas de TVA, avec la mention légale de votre exonération.
Non assujetti à la TVA	Ni TVA ni numéro de TVA.

La différence entre les deux derniers semble mince mais ne l'est pas. Si vous êtes exonéré, vous êtes assujetti et vous devez mentionner l'exonération. Si vous êtes non assujetti, vous ne pouvez justement pas le faire : vous donneriez l'impression d'avoir un statut TVA que vous n'avez pas.

Et si votre ASBL n'a pas de numéro de TVA ?

C'est tout à fait courant, et vous pouvez parfaitement facturer. Deux cas :

• Votre association n'a aucun numéro de TVA et ne fait rien qui relève de la TVA. Choisissez alors Non assujetti à la TVA. Votre facture reste une facture, simplement sans TVA ni numéro.
• Votre association a un numéro mais relève d'une exonération — en Belgique l'article 44 pour les activités culturelles et sociales, ou l'article 56bis si vous restez sous le seuil de chiffre d'affaires de la petite entreprise. Choisissez alors Exonéré, et sous Sur quoi repose votre exonération ? choisissez le bon fondement. Avec le bouton Insérer la proposition, nous plaçons le texte correspondant dans le champ Mentions légales sur votre facture ; votre comptable peut l'adapter.

Un doute ? Appelez votre comptable avant l'envoi de votre première facture, pas après. Une facture émise ne peut plus être modifiée.

2. Votre série de numéros

Vous choisissez un Préfixe (par exemple F ou FACT), un numéro de départ sous Commencer à, et si la série doit Recommencer à 1 chaque année. Avec cet interrupteur activé (par défaut), vous obtenez F2026-0001 ; sans lui, F-0001, qui continue simplement. Sous les champs figure le numéro que recevra votre prochaine facture.

Une règle est stricte : la série doit être continue. Pas de trous, pas de doublons. Lors d'un contrôle, un numéro manquant ressemble à une facture qui a disparu. Nous tenons donc le compteur nous-mêmes, et le numéro de départ n'est modifiable que tant qu'aucune facture n'est sortie. Vous avez déjà établi 249 factures à la main cette année ? Mettez le numéro de départ sur 250.

3. Vos données

Le nom, l'adresse, le numéro d'entreprise et le numéro de TVA tels qu'ils sont officiellement. Ce ne doit pas être le même nom que celui de votre boutique : « asbl Amis du Château » sur la facture, « Château de Laarne » au-dessus de vos billets. Votre logo et votre couleur proviennent de l'onglet Identité visuelle : votre facture ressemble donc à votre boutique.

Un IBAN est possible mais pas nécessaire : vos factures sont toujours déjà payées. Il n'y a donc pas d'échéance, mais bien « Payée par Bancontact le 12/09/2026 ».

4. Envoi et demande

Si vous indiquez une adresse sous Copie à votre comptable, votre comptable reçoit automatiquement chaque facture et chaque note de crédit en copie cachée. Cela lui épargne un e-mail par mois.

Sous Demande a posteriori jusqu'à ... jours, vous choisissez combien de temps après sa visite un acheteur peut encore demander lui-même une facture (30 par défaut ; voir ci-dessous).

Comment un acheteur demande sa facture

Quatre chemins, un seul résultat.

Dans la boutique en ligne. Au moment de payer apparaît une case « Je souhaite une facture » avec les champs nom de l'entreprise, adresse et numéro de TVA. Ce numéro est facultatif : un particulier qui doit passer sa visite en frais n'en a pas.

A posteriori. Presque personne ne pense à sa note de frais au moment de payer ; une semaine plus tard, si. Dans l'e-mail de confirmation et sur la page de confirmation figure donc « Besoin d'une facture ? Demandez-la ici. » Ce lien est personnel et fonctionne jusqu'à un certain nombre de jours après la visite — vous fixez vous-même combien (30 par défaut ; 0 signifie : sans date de fin). Le compteur part de la dernière date de la commande : qui achète en mars un billet pour un concert en août peut encore demander une facture en septembre.

Au guichet. Après une vente finalisée, l'écran de caisse affiche un bouton Facture. Vous recopiez les données de la carte de visite ou du bon de commande que le client apporte, et la facture part aussitôt par e-mail.

Dans le back-office. Si quelqu'un demande une facture par téléphone une semaine plus tard, allez dans le menu sur Factures aux acheteurs et cliquez sur Créer une facture. Choisissez la commande et complétez les données de l'acheteur. Ce n'est possible que pour une commande payée qui n'a pas encore de facture ; sinon, c'est la note de crédit qu'il faut utiliser.

Ce qui se passe ensuite

Dès que le paiement est confirmé, nous établissons la facture : un numéro de votre série, la date, vos données de vendeur, celles de l'acheteur, les lignes avec la TVA par ligne, les totaux par taux et les mentions légales. Le pdf part par e-mail vers l'acheteur, avec une copie à votre comptable si vous en avez indiqué un.

La TVA découle automatiquement de votre statut et du pays de votre client :

Situation	Ce qui se passe
Client dans votre propre pays (ou pays inconnu)	Le taux du produit : 6 % sur une visite guidée, 21 % sur un verre de vin.
Entreprise d'un autre pays de l'UE avec un numéro de TVA	TVA autoliquidée, 0 %, avec la mention.
Particulier d'un autre pays de l'UE	Votre propre taux, tout simplement.
Client hors UE	Exportation, 0 %.

En cas d'autoliquidation ou d'exportation, le montant ne change pas : l'acheteur a payé ce qui était affiché dans la boutique, et ce montant figure sur la facture hors TVA. Si vous êtes exonéré ou non assujetti, il n'y a jamais de TVA sur la facture, quel que soit l'acheteur.

Vous vendez surtout l'accès à un événement ? Il y a alors une exception : celui-ci est imposable là où l'événement a lieu, y compris pour une entreprise étrangère. Désactivez donc dans les paramètres Autoliquider la TVA pour un client professionnel d'un autre pays de l'UE. Demandez conseil à votre comptable.

Corriger : les notes de crédit

Une facture émise ne se modifie jamais. Si quelque chose ne va pas, une note de crédit vient annuler (une partie de) la facture, avec un renvoi au numéro d'origine. Sans ce document, vous ne pouvez pas récupérer la TVA que vous avez versée.

Si vous remboursez une commande (en partie) via votre prestataire de paiement, cela se fait automatiquement dès que le prestataire confirme le remboursement : le montant remboursé est réparti proportionnellement sur les lignes, de sorte que la TVA par taux reste correcte. S'il n'y a pas de remboursement via votre prestataire de paiement — vous avez rendu l'argent en espèces, ou la facture est au mauvais nom — vous en créez une vous-même via Factures aux acheteurs → ouvrir la facture → Créer une note de crédit. Laissez le montant tel quel pour créditer toute la facture, ou indiquez-en une partie.

Par défaut, les notes de crédit suivent la même série que vos factures. C'est permis en Belgique, pour autant que le document indique qu'il s'agit d'une note de crédit et à quelle facture elle se rapporte. Si votre comptable demande un journal séparé, activez dans les paramètres, sous Notes de crédit, une série propre, avec son propre préfixe.

Faire plaisir à votre comptable

Sous Factures aux acheteurs dans le menu, en haut à droite, se trouve un bouton Exporter avec trois formes. Vous choisissez une période avec De et Jusqu'au — par défaut le mois en cours, souvent vous voudrez un mois ou un trimestre — et vous recevez un fichier.

• CSV pour la comptabilité pour vérifier ou importer : une ligne par document, avec pour chaque taux de TVA une colonne net et une colonne TVA, ainsi que les totaux, le numéro de TVA du client et le mode de paiement. Les notes de crédit y figurent en négatif, car dans un journal elles viennent en déduction du chiffre d'affaires.
• UBL (zip) — importable pour importer. C'est le format que Yuki, Exact, Octopus, Billit et e-Boekhouden lisent directement ; votre comptable n'a rien à retaper.
• Pdf (zip) pour archiver.

Comment votre comptable importe-t-il l'UBL ?

L'UBL est un fichier xml par facture, au format Peppol BIS Billing 3.0 — la même norme que celle utilisée par le réseau Peppol. Presque tout logiciel comptable dispose d'un bouton Importer ou d'un dossier dans lequel déposer ces fichiers :

1. Téléchargez le zip de la période et décompressez-le.
2. Dans Yuki : glissez les fichiers xml dans la boîte du dossier.
3. Dans Exact Online : Ventes → Documents entrants → Importer.
4. Dans Octopus ou Billit : utilisez le dossier d'import UBL habituel.

Si votre logiciel ne reconnaît pas le fichier, envoyez-en un à votre comptable en lui demandant quel format il attend — il y a de fortes chances qu'il pense simplement à un autre bouton.

Peppol : la facturation électronique entre entreprises

Depuis le 1er janvier 2026, les assujettis belges doivent s'envoyer des factures structurées plutôt qu'un pdf. Cela vaut entre entreprises. Si vous vendez un billet à un particulier, rien ne change : il reçoit son pdf par e-mail comme toujours.

Si vous activez Peppol, nous vérifions pour chaque facture professionnelle si le numéro de TVA de votre acheteur est connu sur le réseau. S'il y figure, le fichier UBL y part directement — et le pdf part à côté, car un comptable veut toujours pouvoir ouvrir quelque chose. S'il n'y figure pas, on s'en tient au pdf. Vous voyez par facture, dans la liste, dans la colonne Peppol, ce qui s'est passé : Pas via Peppol, En attente d'envoi, Envoyée via Peppol ou Échec de l'envoi. Si l'envoi a échoué, ouvrez la facture et cliquez sur Réessayer via Peppol.

Enregistrer votre organisation

Pour pouvoir envoyer, il vous faut un point d'accès : une partie raccordée au réseau Peppol qui transmet vos documents. Passavo travaille avec Recommand, un point d'accès belge.

1. Demandez au support de faire enregistrer votre entreprise sur le réseau auprès de Recommand. Votre numéro d'entreprise est nécessaire.
2. Vous recevez alors une adresse Peppol (pour une entreprise belge 0208: suivi de votre numéro d'entreprise) et un numéro auprès du point d'accès.
3. Dans Paramètres → Organisation → Factures aux acheteurs, bloc Peppol, activez Envoyer les factures via Peppol, complétez Votre adresse Peppol et Votre numéro auprès du point d'accès, puis cliquez sur Enregistrer.

Tant que Peppol n'est pas encore raccordé sur la plateforme, tout continue simplement de fonctionner par pdf, même si vous activez l'interrupteur. Rien ne casse et aucun message d'erreur n'apparaît.

Questions fréquentes

Dois-je donner une facture à tout le monde ? Non. Pour un particulier, un billet ou un ticket de caisse suffit. Si un visiteur en demande une malgré tout, donnez-la : c'est toujours permis.

Puis-je adapter une facture après coup ? Non, et ce n'est pas une limite de Passavo mais de la loi. Faites une note de crédit et une nouvelle facture.

Et si je me trompe de statut TVA ? Modifiez-le dans les paramètres. Les factures déjà sorties restent telles qu'elles étaient — c'est à cela que sert la note de crédit.

Mon client demande un numéro de bon de commande sur la facture. C'est possible : lors de la demande, il y a un champ Votre référence ou bon de commande (facultatif). Au guichet, il s'appelle Référence (facultatif), dans le back-office Référence du client. Il figure en haut de la facture et part aussi dans l'UBL.