Събития

Тази статия качва онлайн наведнъж едно еднократно събитие: име, дата и няколко вида карти, всяка със своята цена. За това има помощник, за да не забравите нищо. Отделете петнадесет минути и празничната Ви вечеря ще стои в магазина.

Какво е събитие?

Събитието е еднократен момент със собствено име, собствена дата и собствен брой места: празничната вечеря в събота, 13 март, куизът в петък вечер, генералната репетиция в 20:00 ч., коледният концерт.

Разликата с обикновения продукт е в датата. Събитието има дата и след това приключва: на следващия ден вече не стои в магазина Ви. Обикновеният продукт — дневен билет за музея Ви — продължава да върви, докато Вие сами не го направите неактивен.

Впрочем събитието не е нещо различно от продукт. То е продукт с дата. Това се забелязва, когато отворите едно, за да го редактирате: получавате същия формуляр като при продукт, със същия списък с цени отдолу. Екранът Събития просто ги групира по друг начин, за да не Ви се налага да мислите как е устроено отдолу.

Събитие или обикновен продукт?

Ако се колебаете, използвайте тази таблица.

Какво продавате	Изберете	Защо
Празнична вечеря на 13 март	Събитие	Една дата, след това приключва
Куиз в петък вечер	Събитие	Същото
Представление в три вечери	Три събития	Всяка вечер със собствен капацитет
Дневен билет за музея Ви, през цялата година	Продукт	Без крайна дата
Обиколка всяка събота в 14:00 ч.	Продукт с часови интервали	Повтаря се, с час
Курс от шест занятия, продавани заедно	Поредица	Една продажба, няколко момента
Коледен базар, три дни свободно влизане	Продукт на ден или един продукт	Без фиксиран капацитет на момент

Правило на палеца: ако се повтаря, е продукт. Ако се случва веднъж, е събитие. Ако посетителят Ви трябва да избере час, и в двата случая са Ви нужни часови интервали; вижте Часови интервали.

Какво Ви трябва предварително

• Профил с ролята Собственик или Администратор.
• Името на събитието Ви, както трябва да стои в магазина.
• Датата.
• Попълнена една или повече активни локации, ако събитието Ви се провежда на конкретно място.
• Видовете карти, които продавате, с тяхната цена. Ако не знаете ставката си на ДДС, прочетете първо Продукти и цени.
• Петнадесет минути.

Ако срещнете дума, която не познавате, тя е в речника.

Организиране на събитие

Стъпка 1 — отваряне на помощника

1. Кликнете вляво в менюто върху Продажби, а след това върху Събития.
2. Сега виждате списъка със събитията си, с тяхната дата, местата им и колко са продадени. Ако още няма нищо, виждате съобщението, че още няма събития.
3. Кликнете горе вдясно върху Ново събитие. Отваря се помощник с две стъпки. Най-отгоре виждате тези две стъпки: Събитието и Видове билети.

Стъпка 2 — събитието

Попълнете:

Поле	Какво попълвате
Име на събитието	По едно поле за всеки език, който магазинът Ви показва. Езикът Ви по подразбиране е задължителен.
Дата	Задължително. Кликнете върху полето, разгъва се календар.
Локация	Оставете празно, ако събитието Ви не е обвързано с една локация. В него стоят само активни локации.
Места общо	Оставете празно за неограничено. Прочетете предупреждението по-долу.
Описание	Появява се в магазина Ви под името. Три реда текст.
ДДС набор	Ставките на ДДС, които важат за това събитие. Passavo предлага набора на държавата на локацията Ви; вижте ДДС набори.

Внимание: Места общо се поставя на всеки вид билет поотделно (в блока Капацитет като Максимум на ден) и го виждате в списъка в колоната Места. Това е твърда граница: онлайн касата Ви, касата Ви и препродавачите Ви продават от един и същ капацитет и спират сами, когато той се изчерпи. Ако въведете 100 за събитие с билет за възрастни и билет за деца, това обаче означава: най-много 100 възрастни и най-много 100 деца, а не общ капацитет от 100. Ако искате една граница за всички билети заедно, продавайте с един вид билет.

След това кликнете върху Напред.

Стъпка 3 — видовете билети

Видът билет е един вид карта: Възрастен, Дете, Карта за подкрепа.

Виждате един блок. За всеки вид билет попълвате три неща:

• Име — например Възрастен. Ако го оставите празно, има само един вид билет и той просто се казва като събитието Ви.
• Цена — в евро, тоест 25 или 12,50. Запетая е позволена. Нула също е позволена: тогава е безплатно записване.
• Собствена ДДС ставка — ако я оставите празна, видът билет получава ставката за вход от ДДС набора от стъпка 2 (виждате тази ставка в сиво в полето). Ако попълните процент, например 6 или 0, тази ставка важи за този един вид билет.

Кликнете върху Добавяне на вид билет за всеки следващ вид карта. Тогава се добавя още един блок.

Най-отдолу стои превключвателят Същата цена и на касата. Той е включен и обикновено точно това искате: получавате веднага онлайн цена и цена за гишето със същата сума. Ако го изключите, продавате това събитие само онлайн, докато сами не добавите цена за гишето.

Кликнете върху Създай.

Пълен пример: празничната вечеря на духовия оркестър

Духовият оркестър организира в събота, 13 март 2027 г., вечер на спагетите в енорийската зала. Възрастните плащат 18 евро, децата 10 евро, а който не може да дойде, но иска да подкрепи, купува карта за подкрепа от 5 евро. Има място за сто и петдесет души. ДДС върху храната е 6%; картата за подкрепа е дарение и получава 0%.

Стъпка 1. Продажби → Събития → Ново събитие.

Стъпка 2 — събитието.

• Име на събитието: Вечер на спагетите на духовия оркестър
• Дата: 13/03/2027
• Локация: Енорийска зала
• Места общо: 150
• Описание: Спагети с домашен сос, непрекъснато от 17:00 до 21:00 ч. Вегетариански вариант при заявка.
• ДДС набор: оставете това, което Passavo предлага.

Кликнете върху Напред.

Стъпка 3 — видовете билети. Попълвате три блока. Тъй като храната и картата за подкрепа имат всяка своя ставка, тук попълвате ставката на ДДС сами:

Име	Цена	Собствена ДДС ставка
Възрастен	18	6
Дете	10	6
Карта за подкрепа	5	0

Същата цена и на касата оставяте включено: на входа продавате същите карти на същата цена.

Кликнете върху Създай.

Какво виждате сега. Връщате се в списъка със събития. Стоят три реда с датата 13/03/2027:

• Вечер на спагетите на духовия оркестър — Възрастен
• Вечер на спагетите на духовия оркестър — Дете
• Вечер на спагетите на духовия оркестър — Карта за подкрепа

Всеки ред има собствена колона Продадени, която стои на нула. Това не е грешка: всеки вид билет отдолу е отделен продукт и след малко ще се върнем на това.

В магазина Ви събитието стои с трите си карти една под друга, всяка със собствен избор на брой:

Посетител избира двама възрастни и едно дете, плаща и получава билетите си по имейл. На входа ги сканирате. Вижте Приложението за сканиране.

Защо всеки вид билет е отделен ред

Това обърква почти всички първия път, затова ето причината.

Детският билет има собствена цена, собствена ставка на ДДС и собствен брояч. Три неща, които се движат независимо едно от друго. Ако ги сложите в един продукт, вече не можете да кажете колко деца идват, а декларацията Ви по ДДС няма да излиза, когато храната е 6%, а напитките 21%.

Какво означава това за Вас на практика:

• в списъка със събития ги виждате събрани заедно по дата, като за всеки ред пише колко са продадени;
• редактирате по вид билет: кликвате върху реда и получавате същия формуляр като при обикновен продукт, с цените отдолу;
• добавяте вид билет, като създадете нов продукт със същата дата; той сам се присъединява към останалите;
• изваждате един вид карта от продажба, като направите този единствен продукт неактивен. Останалото си остава.

Числото при Продадени идва от редовете на поръчките, а не от билетите: групов билет за десет места се брои като десет. Броят се поръчките, които са платени, още чакат плащане или са частично възстановени. Анулирана, изтекла или изцяло възстановена поръчка вече не се брои; отделно анулиран билет в платена поръчка — да.

Събитие с няколко сеанса

Часът на събитието не се попълва отделно. Това не е пропуск: при повечето празнични вечери обслужването е непрекъснато и часът няма значение.

Ако организирате два сеанса — в 12:00 и в 18:00 ч., всеки със собствен брой места — имате две възможности.

Подход	Кога
Две събития	Сеансите са наистина независими: собствен капацитет, собствена цена на картата, може би дори различно име
Едно събитие с часови интервали	Това е същата продажба, само с друг час

За две събития просто преминавате през помощника два пъти, например с имената Вечер на спагетите — обяд и Вечер на спагетите — вечер.

За часови интервали създавате събитието както по-горе и след това отивате в Продажби → Часови интервали. Щом има готови часови интервали за един вид билет, посетителят Ви е задължен да избере един от тях. Ако работите с няколко вида билети, пуснете генератора за всеки от тези видове билети: всеки има собствени интервали със собствени места. Вижте Часови интервали.

Часовият интервал е и начинът да поставите твърда граница на продажбата си. Капацитетът на часовия интервал се следи онлайн и на касата, а пълен интервал никой вече не може да купи. Ако искате това при събитие без сеанси, направете за всеки вид билет по един часови интервал в деня на събитието: поставете От и До и включително на този ден, а Първи старт и Последен старт на един и същ час.

Безплатни записвания

Поставете цената на 0.

Тогава посетителят Ви преминава през същата поръчка, попълва същите данни, получава същия имейл за потвърждение и същия билет за сканиране — но не се стига до плащане. Той не бива пренасочен към платежна страница.

Това е удобно за:

• събрание на членовете, при което искате да знаете колко стола да наредите;
• ден на отворените врати с ограничен брой места;
• безплатна лекция, за която все пак искате списък на участниците;
• списък на чакащите, при който се свързвате по-късно.

В този случай включете Име върху билета при продукта: тогава поръчката пита за името на всеки участник и веднага имате списъка си. Вижте Продукти и цени.

Внимание: безплатно означава и без праг. Който не плаща нищо, по-лесно не се появява. При безплатно събитие с ограничени места спокойно поискайте символично едно евро или изпратете напомняне в предишния ден.

След края

Приключило събитие изчезва от само себе си от магазина Ви за билети. Не трябва да правите нищо за това: в деня след датата то вече не стои там.

В бекофиса си остава най-нормално, с всичките си поръчки, билети и сканирания. Това е Вашият списък на участниците от миналата година, а него искате да намерите догодина — за да знаете колко спагети да сготвите или за да поканите хората от миналата година.

Списъкът със събития показва по подразбиране само предстоящото. Най-отгоре стои филтърът Само предстоящото; изключете го и ще видите и събитията от миналата година.

Какво можете да направите след това: да прегледате в менюто Билети всеки продаден билет, с името, продукта, датата и дали е сканиран — така виждате колко от продадените Ви карти наистина са влезли. Самите поръчки са в Поръчки (вижте Проследяване на поръчките). И можете да копирате миналогодишното събитие в Продажби → Продукти, с бутона Копиране при всеки вид билет, и след това да промените датата и цените.

Често допускани грешки

Да мислите, че „Места общо“ спира продажбата. Числото се поставя на всеки вид билет поотделно, а магазинът и касата Ви просто продължават да продават, когато то е достигнато. Следете колоната Продадени или работете с по един часови интервал за всеки вид билет.

Да създадете три отделни продукта вместо да използвате помощника. Може, но тогава забравяте третата цена. Помощникът записва събитието и всичките му видове билети с едно движение.

Да забравите датата. Без дата това не е събитие, а обикновен продукт и тогава не приключва от само себе си. Помощникът иска датата задължително; ако създадете събитието като продукт, полето Дата на събитието лесно се пропуска.

Да редактирате миналогодишното събитие вместо да го копирате. Тогава губите списъка си на участниците: миналогодишните поръчки изведнъж сочат към тазгодишно събитие. Копирайте го и променете копието.

Да изключите „Същата цена и на касата“, без да добавите цена за гишето. Тогава касата Ви на входа отказва билета, защото няма цена за канала Гише. Добавете такава при вида билет.

Какво, ако …

Какво, ако събитието ми не стои в магазина?

Проверете в този ред:

1. Включена ли е отметката Активно при вида билет?
2. Датата днес или по-късно ли е? Събитие от вчера изчезва от само себе си.
3. Има ли видът билет цена за канала Онлайн, която важи днес?

Какво, ако съм забравил вид билет?

Отидете на Продажби → Продукти, създайте нов продукт от вида Събитие със същото име и същата дата и му дайте цена. Или още по-бързо: копирайте съществуващ вид билет от същото събитие, променете името и цената и го направете активен.

Какво, ако събитието няма да се проведе?

Направете всички видове билети неактивни, за да не се продава нищо повече. Продадените билети продължават да съществуват — това е нарочно, защото така знаете кого трябва да уведомите. Възстановяването на сумата и анулирането на билетите правите при поръчките; вижте Анулиране и възстановяване на суми. Ако предпочитате да задържите парите в организацията си, предложете подаръчен ваучер вместо възстановяване; питайте посетителя си винаги за това, защото възстановяването в пари е негово право. Вижте Подаръчни ваучери.

Какво, ако искам повече места, отколкото съм попълнил?

Отворете вида билет, разгънете блока Капацитет и променете Максимум на ден. Ако работите с часови интервали, променяте капацитета на интервала с бутона Промяна на капацитета в Продажби → Часови интервали.

Какво, ако двама души купят едновременно последното място?

Тогава точно един от тях получава това място. Със или без часови интервал: последното място се проверява и заема в едно движение, а онлайн магазинът Ви, касата Ви и препродавачите Ви продават от един и същ капацитет. Който закъснее, получава съобщение, че събитието е разпродадено, или колко места остават.

В магазина Ви посетителите виждат колко места са още свободни, и Разпродадено, щом се запълни. На касата същото стои върху бутона на продукта. Място, задържано по време на плащането, се освобождава само след десет минути, ако купувачът се откаже.

Често задавани въпроси

Мога ли да направя събитие с един вид билет? Да. Оставете името на вида билет празно. Тогава посетителят Ви вижда просто името на събитието Ви с една цена отдолу.

Мога ли да променя цената на събитие по-късно? Да, но не презаписвайте съществуващата цена. Поставете ѝ крайна дата и направете нов ред. Вижте Продукти и цени.

Защо трите ми вида билети стоят като три реда в списъка? Защото отдолу това са три продукта, всеки със собствена цена, ДДС и брояч. Те обаче стоят заедно на една и съща дата.

Изчезват ли поръчките ми, когато събитието приключи? Не. Само от магазина. В бекофиса всичко си остава: поръчки, билети и сканирания.

Мога ли да получа списък на участниците с имена? Да, ако сте включили Име върху билета при продукта. Тогава при поръчката се пита за името на всеки участник. Това име стои при всеки билет: в таблицата Билети на поръчката и в менюто Билети.