Veranstaltungen

Dieser Artikel stellt eine einmalige Veranstaltung in einem Zug online: einen Namen, ein Datum und ein paar Kartenarten mit je einem Preis. Dafür gibt es einen Assistenten, damit Sie nichts vergessen. Rechnen Sie mit einer Viertelstunde, und Ihr Essen steht in Ihrem Shop.

Was ist eine Veranstaltung?

Eine Veranstaltung ist ein einmaliger Zeitpunkt mit eigenem Namen, eigenem Datum und eigener Anzahl Plätze: das Essen am Samstag, dem 13. März, der Quiz am Freitagabend, die Vorpremiere um 20 Uhr, das Weihnachtskonzert.

Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Produkt liegt im Datum. Eine Veranstaltung hat eines und läuft danach aus: Am Tag darauf steht sie nicht mehr in Ihrem Shop. Ein gewöhnliches Produkt — ein Tagesticket für Ihr Museum — läuft weiter, bis Sie es selbst auf inaktiv setzen.

Eine Veranstaltung ist übrigens nichts grundsätzlich anderes als ein Produkt. Sie ist ein Produkt mit einem Datum. Das merken Sie, wenn Sie eine öffnen, um sie zu bearbeiten: Sie bekommen dasselbe Formular wie bei einem Produkt, mit derselben Preisliste darunter. Der Bildschirm Veranstaltungen gruppiert sie nur anders, damit Sie nicht darüber nachdenken müssen, wie es unter der Haube aufgebaut ist.

Veranstaltung oder gewöhnliches Produkt?

Sind Sie unschlüssig, verwenden Sie diese Tabelle.

Was Sie verkaufen	Wählen Sie	Warum
Essen am 13. März	Veranstaltung	Ein Datum, läuft danach aus
Quiz am Freitagabend	Veranstaltung	Ebenso
Vorstellung an drei Abenden	Drei Veranstaltungen	Jeder Abend mit eigener Kapazität
Tagesticket für Ihr Museum, das ganze Jahr	Produkt	Kein Enddatum
Führung jeden Samstag um 14 Uhr	Produkt mit Zeitfenstern	Wiederholt sich, mit einer Uhrzeit
Kurs mit sechs Terminen, zusammen verkauft	Reihe	Ein Verkauf, mehrere Zeitpunkte
Weihnachtsmarkt, drei Tage freier Zutritt	Produkt je Tag oder ein Produkt	Keine feste Kapazität je Zeitpunkt

Faustregel: Wiederholt es sich, ist es ein Produkt. Findet es einmal statt, ist es eine Veranstaltung. Muss Ihr Besucher eine Uhrzeit wählen, brauchen Sie in beiden Fällen Zeitfenster; siehe Zeitfenster.

Was Sie vorab brauchen

• Ein Konto mit der Rolle Eigentümer oder Administrator.
• Den Namen Ihrer Veranstaltung, so wie er im Shop stehen soll.
• Das Datum.
• Einen oder mehrere aktive Standorte eingetragen, wenn Ihre Veranstaltung an einem bestimmten Ort stattfindet.
• Die Kartenarten, die Sie verkaufen, mit ihrem Preis. Kennen Sie Ihren Mehrwertsteuersatz nicht, lesen Sie zuerst Produkte und Preise.
• Eine Viertelstunde.

Stoßen Sie auf ein Wort, das Sie nicht kennen, steht es im Glossar.

Eine Veranstaltung aufsetzen

Schritt 1 — den Assistenten öffnen

1. Klicken Sie links im Menü auf Verkauf und danach auf Veranstaltungen.
2. Sie sehen nun die Liste Ihrer Veranstaltungen, mit Datum, Plätzen und der Anzahl der verkauften Karten. Steht dort noch nichts, sehen Sie den Hinweis, dass es noch keine Veranstaltungen gibt.
3. Klicken Sie oben rechts auf Neue Veranstaltung. Es öffnet sich ein Assistent mit zwei Schritten. Oben sehen Sie diese beiden Schritte stehen: Die Veranstaltung und Ticketarten.

Schritt 2 — die Veranstaltung

Tragen Sie ein:

Feld	Was Sie eintragen
Name der Veranstaltung	Ein Feld je Sprache, die Ihr Shop anzeigt. Ihre Standardsprache ist Pflicht.
Datum	Pflicht. Klicken Sie auf das Feld, es klappt ein Kalender auf.
Standort	Leer lassen, wenn Ihre Veranstaltung nicht an einem Standort hängt. Nur aktive Standorte stehen darin.
Plätze insgesamt	Leer lassen für unbegrenzt. Lesen Sie den Hinweis unten.
Beschreibung	Steht in Ihrem Shop unter dem Namen. Drei Zeilen Text.
MwSt.-Set	Die Mehrwertsteuersätze, die für diese Veranstaltung gelten. Passavo schlägt das Set des Landes Ihres Standorts vor; siehe MwSt.-Sets.

Achtung: Plätze insgesamt wird auf jede Ticketart einzeln gesetzt (im Block Kapazität als Maximum pro Tag), und Sie sehen es in der Liste in der Spalte Plätze. Es ist eine feste Grenze: Ihr Ticketshop, Ihre Kasse und Ihre Wiederverkäufer verkaufen aus demselben Topf und hören von selbst auf, wenn er leer ist. Tragen Sie bei einer Veranstaltung mit Erwachsenen- und Kinderkarte 100 ein, bedeutet das allerdings: höchstens 100 Erwachsene und höchstens 100 Kinder, kein gemeinsamer Topf von 100. Möchten Sie eine einzige Grenze über alle Karten zusammen, verkaufen Sie mit einer einzigen Ticketart.

Klicken Sie danach auf Weiter.

Schritt 3 — die Ticketarten

Eine Ticketart ist eine Kartensorte: Erwachsener, Kind, Unterstützerkarte.

Sie sehen einen Block stehen. Je Ticketart tragen Sie drei Dinge ein:

• Name — zum Beispiel Erwachsener. Lassen Sie ihn leer, gibt es nur eine Ticketart, und sie heißt einfach wie Ihre Veranstaltung.
• Preis — in Euro, also 25 oder 12,50. Ein Komma ist erlaubt. Null ist auch erlaubt: Dann ist es eine kostenlose Anmeldung.
• Eigener MwSt.-Satz — lassen Sie ihn leer, bekommt die Ticketart den Satz für Eintritt aus dem MwSt.-Set von Schritt 2 (Sie sehen diesen Satz grau im Feld). Tragen Sie einen Prozentsatz ein, etwa 6 oder 0, gilt dieser Satz für diese eine Ticketart.

Klicken Sie auf Ticketart hinzufügen für jede weitere Kartensorte. Es kommt dann ein Block dazu.

Unten steht der Schalter Derselbe Preis auch an der Theke. Der ist an, und das möchten Sie meistens auch: Sie bekommen dann sofort einen Onlinepreis und einen Thekenpreis mit demselben Betrag. Schalten Sie ihn aus, verkaufen Sie diese Veranstaltung nur online, bis Sie selbst einen Thekenpreis hinzufügen.

Klicken Sie auf Erstellen.

Ein vollständiges Beispiel: das Essen des Musikvereins

Der Musikverein veranstaltet am Samstag, dem 13. März 2027, einen Spaghettiabend im Pfarrsaal. Erwachsene zahlen 18 Euro, Kinder 10 Euro, und wer nicht kommen kann, aber trotzdem unterstützen möchte, kauft eine Unterstützerkarte für 5 Euro. Es ist Platz für hundertfünfzig Personen. Die Mehrwertsteuer auf die Mahlzeit beträgt 6 %; die Unterstützerkarte ist eine Spende und bekommt 0 %.

Schritt 1. Verkauf → Veranstaltungen → Neue Veranstaltung.

Schritt 2 — die Veranstaltung.

• Name der Veranstaltung: Spaghettiabend Musikverein
• Datum: 13.03.2027
• Standort: Pfarrsaal
• Plätze insgesamt: 150
• Beschreibung: Spaghetti mit hausgemachter Soße, durchgehend von 17 bis 21 Uhr. Vegetarisch auf Anfrage.
• MwSt.-Set: Lassen Sie stehen, was Passavo vorschlägt.

Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3 — die Ticketarten. Sie füllen drei Blöcke aus. Weil die Mahlzeit und die Unterstützerkarte jeweils einen eigenen Satz haben, tragen Sie den Mehrwertsteuersatz hier selbst ein:

Name	Preis	Eigener MwSt.-Satz
Erwachsener	18	6
Kind	10	6
Unterstützerkarte	5	0

Derselbe Preis auch an der Theke lassen Sie an: Am Eingang verkaufen Sie dieselben Karten zum selben Preis.

Klicken Sie auf Erstellen.

Was Sie nun sehen. Sie landen wieder in der Liste der Veranstaltungen. Dort stehen drei Zeilen mit dem Datum 13.03.2027:

• Spaghettiabend Musikverein — Erwachsener
• Spaghettiabend Musikverein — Kind
• Spaghettiabend Musikverein — Unterstützerkarte

Jede Zeile hat ihre eigene Spalte Verkauft, die auf null steht. Das ist kein Fehler: Jede Ticketart ist unter der Haube ein eigenes Produkt, und darauf kommen wir gleich zurück.

In Ihrem Shop steht die Veranstaltung mit ihren drei Karten untereinander, jede mit einer eigenen Mengenauswahl:

Ein Besucher wählt zwei Erwachsene und ein Kind, bezahlt und bekommt seine Tickets per E-Mail. Am Eingang scannen Sie sie. Siehe Die Scan-App.

Warum jede Ticketart eine eigene Zeile ist

Das verwirrt fast jeden beim ersten Mal, deshalb hier der Grund.

Ein Kinderticket hat seinen eigenen Preis, seinen eigenen Mehrwertsteuersatz und seinen eigenen Zähler. Drei Dinge, die sich unabhängig voneinander bewegen. Würden Sie sie in ein Produkt stecken, könnten Sie nicht mehr sagen, wie viele Kinder kommen, und Ihre Umsatzsteuererklärung stimmt nicht mehr, wenn Essen 6 % und Getränke 21 % sind.

Was das für Sie in der Praxis bedeutet:

• in der Liste der Veranstaltungen sehen Sie sie je Datum beieinander, mit je Zeile der Anzahl der verkauften Karten;
• bearbeitet wird je Ticketart: Klicken Sie auf die Zeile, und Sie bekommen dasselbe Formular wie bei einem gewöhnlichen Produkt, mit den Preisen darunter;
• eine Ticketart hinzufügen tun Sie, indem Sie ein neues Produkt mit demselben Datum anlegen; es fügt sich von selbst zum Rest;
• eine Kartensorte aus dem Verkauf nehmen tun Sie, indem Sie dieses eine Produkt auf inaktiv setzen. Der Rest bleibt stehen.

Die Zahl bei Verkauft kommt aus den Bestellzeilen und nicht aus den Tickets: Ein Gruppenticket über zehn Plätze zählt als zehn. Gezählt werden Bestellungen, die bezahlt sind, noch auf Zahlung warten oder teilweise erstattet sind. Eine stornierte, abgelaufene oder vollständig erstattete Bestellung zählt nicht mehr mit; ein einzeln storniertes Ticket in einer bezahlten Bestellung schon.

Eine Veranstaltung mit Sitzungen

Die Uhrzeit einer Veranstaltung tragen Sie nicht gesondert ein. Das ist keine Nachlässigkeit: Bei den meisten Essen läuft die Bedienung durch, und eine Uhrzeit hat keine Bedeutung.

Veranstalten Sie zwei Sitzungen — 12 Uhr und 18 Uhr, jede mit einer eigenen Platzzahl —, haben Sie zwei Möglichkeiten.

Ansatz	Wann
Zwei Veranstaltungen	Die Sitzungen stehen wirklich getrennt: eigene Kapazität, eigener Kartenpreis, vielleicht sogar ein anderer Name
Eine Veranstaltung mit Zeitfenstern	Es ist derselbe Verkauf, nur mit einer anderen Uhrzeit

Für zwei Veranstaltungen durchlaufen Sie den Assistenten einfach zweimal, zum Beispiel mit den Namen Spaghettiabend — mittags und Spaghettiabend — abends.

Für Zeitfenster legen Sie die Veranstaltung wie oben an und gehen danach zu Verkauf → Zeitfenster. Sobald es Zeitfenster für eine Ticketart gibt, muss Ihr Besucher zwingend eines davon wählen. Arbeiten Sie mit mehreren Ticketarten, lassen Sie den Generator für jede dieser Ticketarten laufen: Jede hat ihre eigenen Fenster mit ihren eigenen Plätzen. Siehe Zeitfenster.

Ein Zeitfenster ist auch der Weg, Ihrem Verkauf eine harte Grenze zu setzen. Die Kapazität eines Zeitfensters wird online und an der Kasse überwacht, und ein volles Fenster kann niemand mehr kaufen. Möchten Sie das bei einer Veranstaltung ohne Sitzungen, legen Sie je Ticketart ein einziges Zeitfenster am Tag Ihrer Veranstaltung an: Setzen Sie Von und Bis einschließlich auf diesen Tag und Erster Start und Letzter Start auf dieselbe Uhrzeit.

Kostenlose Anmeldungen

Setzen Sie den Preis auf 0.

Ihr Besucher durchläuft dann dieselbe Bestellung, trägt dieselben Daten ein, bekommt dieselbe Bestätigungsmail und dasselbe scanbare Ticket — nur kommt keine Zahlung dazwischen. Er wird nicht auf eine Zahlungsseite weitergeleitet.

Das ist praktisch für:

• eine Mitgliederversammlung, bei der Sie wissen möchten, wie viele Stühle Sie stellen müssen;
• einen Tag der offenen Tür mit einer begrenzten Platzzahl;
• einen kostenlosen Vortrag, für den Sie trotzdem eine Teilnehmerliste möchten;
• eine Warteliste, bei der Sie sich später melden.

Schalten Sie in diesem Fall Name auf dem Ticket beim Produkt ein: Dann fragt die Bestellung den Namen jedes Teilnehmers ab, und Sie haben sofort Ihre Liste. Siehe Produkte und Preise.

Achtung: Kostenlos bedeutet auch schwellenlos. Wer nichts zahlt, erscheint leichter nicht. Verlangen Sie bei einer kostenlosen Veranstaltung mit begrenzten Plätzen ruhig einen symbolischen Euro, oder schicken Sie am Tag davor eine Erinnerung.

Danach

Eine abgelaufene Veranstaltung verschwindet von selbst aus Ihrem Ticketshop. Sie müssen nichts dafür tun: Am Tag nach dem Datum steht sie nicht mehr da.

Im Backoffice bleibt sie einfach stehen, mit allen ihren Bestellungen, Tickets und Scans. Das ist Ihre Teilnehmerliste vom Vorjahr, und die möchten Sie im nächsten Jahr wiederfinden — um zu wissen, wie viel Spaghetti Sie kochen müssen, oder um die Menschen vom Vorjahr einzuladen.

Die Liste der Veranstaltungen zeigt standardmäßig nur, was noch kommt. Oben steht der Filter Nur was noch kommt; schalten Sie ihn aus, und Sie sehen auch die Veranstaltungen vom Vorjahr.

Was Sie danach tun können: im Menü Tickets jedes verkaufte Ticket ansehen, mit dem Namen, dem Produkt, dem Datum und ob es gescannt wurde — so sehen Sie, wie viele Ihrer verkauften Karten wirklich hereingekommen sind. Die Bestellungen selbst finden Sie unter Bestellungen (siehe Bestellungen verfolgen). Und Sie können die Veranstaltung vom Vorjahr unter Verkauf → Produkte kopieren, mit der Schaltfläche Kopieren bei jeder Ticketart, und danach Datum und Preise anpassen.

Häufige Fehler

Denken, dass „Plätze insgesamt" den Verkauf stoppt. Die Zahl wird an jeder Ticketart gesondert gesetzt, und Ihr Shop und Ihre Kasse verkaufen einfach weiter, wenn sie erreicht ist. Behalten Sie die Spalte Verkauft im Auge, oder arbeiten Sie mit einem Zeitfenster je Ticketart.

Drei einzelne Produkte anlegen, statt den Assistenten zu verwenden. Das ist erlaubt, aber dann vergessen Sie den dritten Preis. Der Assistent schreibt die Veranstaltung und alle ihre Ticketarten in einem Zug weg.

Das Datum vergessen. Ohne Datum ist es keine Veranstaltung, sondern ein gewöhnliches Produkt, und dann läuft es nicht von selbst aus. Der Assistent verlangt das Datum zwingend; legen Sie die Veranstaltung als Produkt an, ist das Feld Datum der Veranstaltung leicht zu übersehen.

Die Veranstaltung vom Vorjahr bearbeiten, statt sie zu kopieren. Sie verlieren dann Ihre Teilnehmerliste: Die Bestellungen vom Vorjahr zeigen plötzlich auf eine Veranstaltung dieses Jahres. Kopieren Sie sie und passen Sie die Kopie an.

„Derselbe Preis auch an der Theke" ausschalten, ohne einen Thekenpreis hinzuzufügen. Ihre Kasse am Eingang verweigert dann das Ticket, denn es gibt keinen Preis für den Kanal Theke. Fügen Sie bei der Ticketart einen hinzu.

Was ist, wenn …

Was ist, wenn meine Veranstaltung nicht im Shop steht?

Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Ist das Häkchen Aktiv bei der Ticketart gesetzt?
2. Ist das Datum heute oder später? Eine Veranstaltung von gestern verschwindet von selbst.
3. Hat die Ticketart einen Preis für den Kanal Online, der heute gilt?

Was ist, wenn ich eine Ticketart vergessen habe?

Gehen Sie zu Verkauf → Produkte, legen Sie ein neues Produkt der Art Veranstaltung mit demselben Namen und demselben Datum an und geben Sie ihm einen Preis. Oder noch schneller: Kopieren Sie eine bestehende Ticketart derselben Veranstaltung, passen Sie Name und Preis an und setzen Sie sie auf aktiv.

Was ist, wenn die Veranstaltung nicht stattfindet?

Setzen Sie alle Ticketarten auf inaktiv, damit nichts mehr verkauft wird. Die verkauften Tickets bleiben bestehen — das ist Absicht, denn so wissen Sie, wen Sie benachrichtigen müssen. Zurückerstatten und die Tickets stornieren tun Sie bei den Bestellungen; siehe Stornieren und zurückerstatten. Möchten Sie das Geld lieber im Haus behalten, bieten Sie einen Gutschein statt einer Rückerstattung an; fragen Sie das immer bei Ihrem Besucher nach, denn eine Rückerstattung in Geld ist sein Recht. Siehe Gutscheine.

Was ist, wenn ich mehr Plätze möchte, als ich eingetragen habe?

Öffnen Sie die Ticketart, klappen Sie den Block Kapazität auf und passen Sie Maximum pro Tag an. Arbeiten Sie mit Zeitfenstern, passen Sie die Kapazität des Fensters mit der Schaltfläche Kapazität ändern unter Verkauf → Zeitfenster an.

Was ist, wenn zwei Menschen gleichzeitig den letzten Platz kaufen?

Dann bekommt genau einer von beiden diesen Platz. Mit oder ohne Zeitfenster: Der letzte Platz wird in einem Zug geprüft und vergeben, und Ihr Webshop, Ihre Kasse und Ihre Wiederverkäufer verkaufen aus demselben Topf. Wer zu spät kommt, erhält die Meldung, dass die Veranstaltung ausverkauft ist, oder wie viele Plätze noch frei sind.

In Ihrem Shop sehen Ihre Besucher, wie viele Plätze noch frei sind, und Ausverkauft, sobald alles belegt ist. An der Kasse steht dasselbe auf der Kachel. Ein Platz, der während des Bezahlens festgehalten wird, wird nach zehn Minuten von selbst wieder frei, wenn der Käufer abbricht.

Häufige Fragen

Kann ich eine Veranstaltung mit nur einer Ticketart anlegen? Ja. Lassen Sie den Namen der Ticketart leer. Ihr Besucher sieht dann einfach den Namen Ihrer Veranstaltung mit einem Preis darunter.

Kann ich den Preis einer Veranstaltung später noch ändern? Ja, aber überschreiben Sie den bestehenden Preis nicht. Setzen Sie ein Enddatum darauf und legen Sie eine neue Zeile an. Siehe Produkte und Preise.

Warum stehen meine drei Ticketarten als drei Zeilen in der Liste? Weil es unter der Haube drei Produkte sind, jedes mit eigenem Preis, eigener Mehrwertsteuer und eigenem Zähler. Sie stehen aber beieinander am selben Datum.

Verschwinden meine Bestellungen, wenn die Veranstaltung vorbei ist? Nein. Nur aus dem Shop. Im Backoffice bleibt alles stehen: Bestellungen, Tickets und Scans.

Kann ich eine Teilnehmerliste mit Namen bekommen? Ja, wenn Sie beim Produkt Name auf dem Ticket eingeschaltet haben. Dann wird beim Bestellen der Name jedes Teilnehmers abgefragt. Dieser Name steht bei jedem Ticket: in der Tabelle Tickets der Bestellung und im Menü Tickets.