Ein Käufer fragt nach seinen Daten oder möchte sie löschen lassen

Jeder, der bei Ihnen ein Ticket gekauft hat, darf Sie fragen, welche Daten Sie über ihn haben, und darf verlangen, dass Sie sie löschen. Das steht im Datenschutzrecht (der DSGVO). Sie entscheiden darüber, denn Sie sind der Verkäufer; wir geben Ihnen die Schaltflächen, um es in zwei Minuten zu erledigen.

Nur der Inhaber und der Administrator sehen diese Schaltflächen.

Wo finden Sie die Schaltflächen?

An zwei Stellen:

• bei einer Bestellung: Öffnen Sie die Bestellung über Bestellungen. Oben stehen Daten dieses Käufers exportieren und Daten dieses Käufers löschen. Verwendet wird die E-Mail-Adresse der Bestellung;
• auf dem Bildschirm Einstellungen → Daten exportieren: Oben stehen Daten eines einzelnen Käufers exportieren und Daten eines einzelnen Käufers löschen. Sie geben die E-Mail-Adresse selbst ein. Praktisch, wenn jemand ohne Bestellnummer schreibt.

Ein Käufer ist für uns seine E-Mail-Adresse. Alles mit dieser Adresse zählt: seine Bestellungen, die Tickets darauf, Jahreskarten auf seinen Namen und Gutscheine, die an ihn geschickt wurden. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.

„Welche Daten haben Sie über mich?“

1. Klicken Sie auf Daten dieses Käufers exportieren.
2. Sie erhalten eine Datei (JSON) mit allem, was Ihre Organisation zu dieser Adresse hat: Bestellungen, Tickets, Jahreskarten, Gutscheine, Rechnungsanfragen, Rechnungen und ob er sich vom Newsletter abgemeldet hat.
3. Senden Sie diese Datei an den Käufer.

Sie müssen innerhalb eines Monats antworten. Es ist guter Stil, es sofort zu tun.

„Löschen Sie meine Daten“

1. Klicken Sie auf Daten dieses Käufers löschen.
2. Geben Sie einen Grund ein, zum Beispiel „Anfrage des Käufers per E-Mail vom 24.9.“.
3. Klicken Sie auf Endgültig löschen.

Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Was verschwindet

• Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer auf seinen Bestellungen;
• die Namen auf seinen Tickets;
• Name und E-Mail-Adresse auf seinen Jahreskarten;
• Name, E-Mail-Adresse und Nachricht auf Gutscheinen für ihn;
• die E-Mail-Adresse bei einer Online-Aufladung von Guthaben auf seinem Pass;
• Kontaktperson und E-Mail-Adresse auf einer Rechnungsanfrage; wurde noch keine Rechnung ausgestellt, auch das Unternehmen und die Adresse;
• seine Einwilligung zum Newsletter.

Was bleibt, und warum

• die Bestellung selbst, mit ihren Beträgen und der Mehrwertsteuer. Das ist Ihre Buchhaltung, die Sie jahrelang aufbewahren müssen. Ohne Namen lässt sie sich nicht mehr auf ihn zurückführen;
• eine bereits ausgestellte Rechnung, mit Name und Adresse. Eine Rechnung ohne Käufer ist keine Rechnung, und das Gesetz verlangt, sie aufzubewahren. Nur die E-Mail-Adresse wird entfernt;
• das Kassenjournal. Es ist gegen Änderungen geschützt und enthält keine Kontaktdaten;
• eine Abmeldung vom Newsletter, damit er nie versehentlich wieder Werbung erhält;
• eine UiTPAS- oder museumPASS-Nummer bei einem Verkauf: Damit erstattet Ihnen die Gemeinde oder der Herausgeber die Differenz.

Seine Tickets funktionieren weiter

Ein Ticket oder eine Jahreskarte, die noch gültig ist, bleibt gültig. Der QR-Code ändert sich nicht. Steht er nächste Woche an Ihrem Eingang, scannen Sie ihn ganz normal; Sie sehen nur keinen Namen mehr.

Was im Aktivitätsprotokoll steht

Wer gelöscht hat, wann, der Grund und die Bestellnummern. Nicht die E-Mail-Adresse: Eine Löschanfrage, die die Adresse im Protokoll lässt, ist keine Löschung.

Häufige Fehler

Einen Käufer mit ausstehender Rückerstattung löschen. Erstatten Sie zuerst, und löschen Sie danach. Nach dem Löschen wissen Sie nicht mehr, an wen.

Die falsche Adresse eingeben. Prüfen Sie die Adresse zuerst mit Daten eines einzelnen Käufers exportieren: Dann sehen Sie genau, was verschwinden wird.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich immer löschen, wenn jemand darum bittet? Fast immer. Was Sie gesetzlich aufbewahren müssen, etwa Rechnungen, bleibt erhalten; darum kümmert sich die Schaltfläche.

Löscht das auch die Daten bei einer anderen Organisation? Nein. Hat dieselbe Person auch bei einer anderen Organisation gekauft, ist das deren Sache.

Mehr zum Exportieren unter Ihre Daten exportieren.