Set IVA

Questo articolo spiega che cos'è un set IVA, come se ne sceglie uno e perché resta sempre una proposta che Lei verifica con il Suo commercialista. Al termine avrà un solo posto in cui stanno le Sue aliquote, invece di quaranta. Conti su un quarto d'ora, più una telefonata al Suo commercialista che doveva fare comunque.

Se la parola IVA non Le dice ancora nulla, legga prima la parte sull'IVA in Prodotti e prezzi.

Perché tutto questo esiste

Prima si digitava una percentuale su ogni prodotto. Su un prodotto con biglietti finiva un 6, su una birra un 21, sulle patatine fritte un 6 o un 12 — e se lo doveva ricordare. Ci sono due cose che non vanno.

La prima: si ripete. Un'associazione con quaranta prodotti digita quaranta volte un'aliquota, e alla quarantunesima qualcuno sbaglia. La seconda: resta legato a un solo paese. Se la Sua cena sociale trasloca in una sala oltre confine, deve aprire quaranta prodotti e correggere ogni aliquota.

Un set IVA risolve entrambe le cose. Su un prodotto non dice più «sono al 21%» ma «sono una bevanda alcolica». L'aliquota se la va a cercare da sola nel set che appartiene alla Sua sede.

Che cos'è esattamente un set IVA?

Un set IVA è un elenco di aliquote, una per tipo di vendita, che appartiene a un solo paese. Un set si presenta così:

Tipo di vendita	Aliquota
Bevanda alcolica	21%
Bevanda analcolica	21%
Cibo consumato sul posto	12%
Cibo da asporto	6%
Cauzione	nessuna proposta
Biglietto d'ingresso	6%
Altro	21%

I numeri qui sopra sono un esempio, non una risposta. Che cosa ci sia nei Suoi set lo vede nella Sua schermata — lì stanno le aliquote del Suo paese.

Guardi la riga Cauzione. Per la maggior parte dei paesi lì non c'è nulla, e non è una dimenticanza. In Belgio, nei Paesi Bassi, in Francia e in Italia la cauzione non è una vendita ma una garanzia, e allora non c'è alcuna aliquota da proporre. Per la Spagna e la Bulgaria non siamo riusciti a stabilirlo con certezza. La Germania è l'unico paese in cui è davvero fissato. Una riga vuota significa: la compili Lei stesso dopo averne parlato con il Suo commercialista. Preferiamo non metterci nulla piuttosto che un numero che sembra affidabile e non lo è.

Questi sette tipi si chiamano categorie fiscali. Sono esattamente sette e non di più, perché ogni categoria in più è un elenco a tendina che si allunga e un volontario che dietro al banco deve mettersi a pensare.

Categoria	Che cosa ci mette dentro
Bevanda alcolica	Birra, vino, superalcolici
Bevanda analcolica	Acqua, cola, caffè, tè
Cibo consumato sul posto	Il piatto che si mangia al tavolo
Cibo da asporto	La vaschetta di patatine che parte
Cauzione	Il deposito su un bicchiere, e la sua restituzione
Biglietto d'ingresso	L'accesso al Suo evento, al Suo spettacolo, alla Sua visita guidata
Altro	Tutto ciò che non rientra qui

Perché il cibo sul posto e il cibo da asporto stanno separati: è proprio lì che in quasi ogni paese passa il confine fra un'aliquota ridotta e una ordinaria. La stessa porzione di patatine fritte è fiscalmente un'altra cosa quando esce dal banco su un piatto e quando parte verso casa in una vaschetta. Non è un cavillo nostro; è scritto così nella legge.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Il ruolo Proprietario o Amministratore per i set IVA e i Suoi prodotti. Il set predefinito della Sua organizzazione (passo 1) può sceglierlo solo il Proprietario. Veda Collaboratori e ruoli.
• Almeno una sede con il paese giusto compilato. Veda Impostare la Sua organizzazione.
• Un quarto d'ora.
• Poi: cinque minuti del Suo commercialista. Legga prima il resto, così sa che cosa chiedergli esattamente.

Questa è una proposta, non consulenza fiscale

Questa è la parte più importante dell'articolo, ed è messa di proposito prima dei passi.

Per ciascuno dei sette paesi in cui questa piattaforma vende prepariamo un set, con le aliquote che secondo la banca dati delle aliquote IVA della Commissione europea valgono in quel paese. Accanto a ogni set stanno la fonte e la data in cui l'abbiamo consultata. Le trova nella schermata del set stesso.

Eppure resta una proposta. Per tre motivi:

1. Noi non siamo commercialisti e non conosciamo la Sua organizzazione. Se un'aliquota valga per Lei dipende dalla Sua forma giuridica, dalla Sua attività e dal Suo fatturato. Un'associazione con una cena sociale rientra a volte in un regime del tutto diverso da quello di un birrificio con un centro visite.
2. Alcune categorie non sono stabilite in modo univoco. Nella maggior parte dei paesi l'alcol servito durante un pasto resta fuori dall'aliquota ridotta della ristorazione. In alcuni paesi la cauzione non è una vendita imponibile ma una garanzia. Dove siamo in dubbio scegliamo l'aliquota prudente — la più alta — e ci mettiamo accanto un'osservazione. È più sicuro che versare troppa poca IVA, ma non è detto che sia ciò che vale per Lei.
3. Le aliquote cambiano. I paesi le modificano, a volte a metà anno. Quello che abbiamo preparato una volta resta com'era finché non lo cambia Lei.

Che cosa chiede al Suo commercialista: «Queste sono le aliquote che ho in cassa per ingressi, bevande, cibo e cauzioni. Sono giuste per noi?» Nient'altro. Stampi la schermata o le faccia una foto.

La responsabilità di ciò che finisce nella Sua dichiarazione è Sua. Noi calcoliamo esattamente con il numero che sta nel Suo set, ed è precisamente l'unica cosa che promettiamo.

Il set che proponiamo noi

Non deve creare nulla. La prima volta che apre Vendita → Set IVA, i set ci sono già: uno per ciascun paese in cui questa piattaforma vende. La Sua organizzazione riceve subito come impostazione predefinita il set del proprio paese.

Un set che è ancora esattamente come l'abbiamo preparato si riconosce dalla spunta nella colonna La nostra proposta. Non appena Lei ci cambia qualcosa, quella spunta sparisce. Non è burocrazia fine a sé stessa: è così che sappiamo di dover tenere le mani lontane dal Suo lavoro.

Scegliere un set

Ci sono tre punti in cui si sceglie un set. Vanno affrontati in quest'ordine, dal generale al particolare.

Passo 1 — l'impostazione predefinita della Sua organizzazione

1. Nel menu a sinistra, sotto Impostazioni, clicchi su Organizzazione.
2. Nella scheda I dati guardi il campo Set IVA.
3. C'è il set del Suo paese? Allora ha finito. Altrimenti lo scelga.
4. Clicchi su Salva.

È questo che vale ovunque Lei non imposti nient'altro. Se vende tutto in un solo paese, è l'unica cosa che dovrà mai fare.

Passo 2 — una sede in un altro paese

Se affitta una sala oltre confine, crea per quella una sede con dentro il paese giusto. Il set IVA la segue poi da solo.

1. Nel menu a sinistra, sotto Impostazioni, clicchi su Sedi e apra la sede, oppure ne crei una nuova con Nuova sede.
2. In Paese inserisca il paese di quella sala — ad esempio i Paesi Bassi.
3. Appena lo fa, il campo Set IVA qui sotto salta sul set olandese. È la nostra proposta: la vede scritta e può cambiarla.
4. Clicchi su Salva.

Tutti i prodotti di quella sede seguono d'ora in poi quel set. Non deve aprire nemmeno un prodotto.

Perché dipende dalla sede: un'aliquota IVA è determinata dal luogo della vendita, e la sede è l'unica cosa in questo sistema che abbia un indirizzo. Da noi un evento è un prodotto con una data e una sede, quindi l'indirizzo del Suo evento è l'indirizzo della sua sala.

Passo 3 — un solo evento che fa eccezione

1. Apra il Suo prodotto in Prodotti (un evento anche in Eventi).
2. Scorra fino al blocco IVA.
3. In Tipo di vendita scelga che cos'è questo prodotto — ad esempio Biglietto d'ingresso.
4. Il campo Set IVA qui sotto mostra quale set viene seguito. Se lo lascia vuoto, il prodotto segue la sua sede. Se ne inserisce uno, vale quello.
5. Clicchi su Salva.

Il campo Aliquota IVA accanto mostra allora l'aliquota che applica davvero. È in grigio, perché la compila il set. Non la nascondiamo: un'aliquota che non vede è un'aliquota che può restare sbagliata per mesi.

Un'aliquota propria su un solo prodotto

Il Suo commercialista dice un'altra cosa proprio per quell'unico prodotto? Allora ha ragione lui, senza bisogno di chiamarci.

1. Apra il prodotto e vada al blocco IVA.
2. Attivi Aliquota propria su questo prodotto.
3. Il campo Aliquota IVA diventa modificabile. Digiti la percentuale: 12 o 13,5. Non 0,12.
4. Clicchi su Salva.

Questo prodotto d'ora in poi non dà più retta al set. Se in seguito cambia un'aliquota nel set, questo prodotto resta dov'è. Ed è esattamente ciò che vuole: la Sua eccezione resta la Sua eccezione.

Cambiare un'aliquota in un set

Ecco a che cosa serviva tutto questo.

1. Vada in Vendita → Set IVA e apra il set.
2. Corregga l'aliquota della categoria che cambia.
3. Clicchi su Salva.

Se ci sono prodotti che seguono la nuova aliquota, vede subito quanti. Quei prodotti sono: tutto ciò che porta quella categoria e segue quel set. Un prodotto con un'aliquota propria non si muove, e nemmeno un prodotto di un'altra sede con un altro set.

Che cosa non cambia: tutto ciò che è già stato venduto. Ogni riga d'ordine porta la propria copia dell'aliquota così com'era al momento della vendita. Una modifica di oggi non deve cambiare retroattivamente la Sua dichiarazione del trimestre scorso, e infatti non lo fa.

I miei prodotti esistenti

Non cambiano. Punto.

Ogni prodotto che esisteva prima dei set IVA non porta alcuna categoria. Senza categoria nessun set entra in gioco e il prodotto tiene la percentuale che Lei ci ha digitato a suo tempo — anche un'aliquota anomala come il 13,5%. Dopo questa modifica conteggia fino al centesimo come prima.

Se vuole che un prodotto del genere segua un set, lo apra e scelga un Tipo di vendita. Da quel momento segue il set. Lo faccia con calma, uno alla volta, e cominci dai prodotti in cui passa più denaro.

Errori frequenti

Scegliere una categoria e dimenticare di ricontrollare l'importo del prezzo. Il Suo prezzo è sempre IVA inclusa. Se un'aliquota passa dal 6% al 21%, il Suo visitatore paga sempre lo stesso importo — ma a Lei ne resta di meno. Ricontrolli i prezzi quando un'aliquota cambia di molto.

Inserire l'aliquota come numero decimale. Digita 0,21 invece di 21. Il campo chiede una percentuale.

Credere che una categoria vuota sia la stessa cosa dello 0%. Non lo è. Nessuna categoria significa: questo prodotto si gestisce l'aliquota da solo. Un'aliquota dello 0% significa: qui non viene applicata alcuna IVA. E un'aliquota vuota in un set significa: qui non facciamo alcuna proposta, la compili Lei.

Creare un secondo set per lo stesso paese per far eccezione su un prodotto. Si può, ma è raramente ciò che vuole. Usi Aliquota propria su questo prodotto; così resta quell'unica eccezione invece di due elenchi che con il tempo divergono.

Creare una sede senza cambiare il paese. Il paese di una nuova sede è impostato in partenza sul Belgio. Se non lo cambia per la Sua sala oltre confine, Le vengono proposte le aliquote sbagliate e non torna nulla.

E se …

E se il mio paese non c'è?

Allora non proponiamo nulla — è più onesto che mostrarLe le aliquote di un altro paese. Crei Lei stesso un set con Nuovo set IVA, scelga il paese e inserisca le aliquote che Le dà il Suo commercialista.

E se un'aliquota cambia nel mio paese?

La corregge nel Suo set e tutti i prodotti di quella categoria la seguono. Noi non tocchiamo più il Suo set dal momento in cui lo ha modificato, nemmeno a un aggiornamento della piattaforma.

E se non devo applicare l'IVA?

Molte piccole associazioni non sono soggette a IVA, e in molti paesi l'accesso alla cultura è esente. In quel caso metta semplicemente a 0 le aliquote del Suo set. Non viene calcolata alcuna IVA. Verifichi però con il Suo commercialista se vale davvero anche per la Sua organizzazione.

E se restituisco una cauzione?

È una riga negativa sullo scontrino, con la stessa aliquota della cauzione stessa. Quale sia quell'aliquota lo decide Lei: per la cauzione nella maggior parte dei paesi non facciamo alcuna proposta, quindi la compila Lei stesso sul Suo prodotto bicchiere. Una volta fatto, poi torna da sé in entrambe le direzioni — applicare e restituire usano lo stesso numero. Veda Vendere al banco.

E se elimino un set che è ancora in uso?

Un set si elimina con Elimina in alto nel set. I prodotti e le sedi che vi erano agganciati ricadono sul livello superiore — un prodotto sulla sua sede, una sede sulla Sua organizzazione. La loro aliquota resta com'era; nulla scivola in silenzio a zero.

Domande frequenti

Un'organizzazione collega può vedere i miei set? No. Un set IVA appartiene a una sola organizzazione. Prepariamo per tutti le stesse proposte, ma sono elenchi distinti: ciò che cambia Lei non lo vede nessun altro, e nessun altro può mettere le mani sui Suoi.

Perché l'aliquota sta ancora sul prodotto e non soltanto nel set? Perché un ordine, uno scontrino, una fattura e un rapporto Z devono sapere che cosa è stato davvero applicato, anche anni dopo. L'aliquota sul prodotto è il risultato; il set è la ragione. Vede entrambi.

Ho messo un'aliquota sbagliata in un set e si è già venduto. E adesso? Corregga l'aliquota per le vendite che verranno. Gli ordini che ci sono già tengono la vecchia aliquota — ed è voluto. Concordi con il Suo commercialista che cosa fare con quegli ordini.

Date consulenza fiscale? No, e non ci è nemmeno consentito. Facciamo una proposta sulla base di una fonte ufficiale e calcoliamo esattamente con ciò che Lei conferma. La dichiarazione è la Sua.