Activer le cashless pour un événement

Avec le cashless, vos visiteurs mettent de l'argent sur leur billet et paient avec au bar. Le fonctionnement à la caisse est expliqué dans Solde consommations au bar. Cet article parle d'autre chose : quand le cashless est activé, ce qu'il coûte et comment vous le payez.

Comptez cinq minutes.

En bref

• Vous êtes sur la formule Pro ? Le cashless est inclus. Vous n'avez rien à faire.
• Sur une autre formule, vous activez le cashless par événement. Vous payez une seule fois pour cet événement.
• Le prix dépend du nombre de billets payants de cet événement.
• Si votre événement devient plus grand que prévu, le cashless continue de fonctionner. Vous ne payez après coup que la différence.

Combien ça coûte ?

Billets payants de l'événement	Prix, hors TVA
jusqu'à 250	49 €
jusqu'à 1000	99 €
plus de 1000	149 €

Vous payez une fois par événement, pas par mois et pas par visiteur. Aucun pourcentage n'est prélevé sur ce que vos visiteurs rechargent : cet argent est à vous.

Les billets gratuits ne comptent pas. Seuls les billets pour lesquels vous demandez de l'argent entrent dans le compteur.

Vous faites beaucoup d'événements avec cashless ? La formule Pro est alors souvent plus avantageuse : le cashless y est inclus pour tous vos événements. Vous choisissez votre formule sous Abonnement.

Activer le cashless

1. Dans le back-office, allez dans Vente → Événements et ouvrez votre événement.
2. En haut, vous voyez où en est le cashless, par exemple « Cashless pour cet événement : pas activé. »
3. Cliquez sur Activer le cashless pour cet événement — 49,00 €. Le montant du bouton dépend du nombre de billets payants déjà vendus.
4. Sous Palier, choisissez la taille de votre événement. Par défaut, c'est le palier qui correspond à ce que vous avez déjà vendu. Vous en attendez plus ? Choisissez tout de suite un palier plus grand.
5. Cliquez sur Vers le paiement et payez par carte.

Dès que le paiement est reçu, le cashless est activé pour cet événement et vous recevez la facture par e-mail. En haut de l'événement s'affiche alors « Cashless pour cet événement : activé ».

Vous ne voyez pas le bouton ? Votre compte n'est alors pas autorisé à faire des achats pour votre organisation. Demandez-le au propriétaire ou à un administrateur qui a accès aux paramètres.

Vous avez déjà cliqué sur le bouton sans payer ? Une facture vous attend. Cliquez à nouveau sur le bouton : vous reprenez cette même facture, vous n'en recevez pas une deuxième.

Quel palier choisir ?

Choisissez le palier qui correspond au nombre de billets payants que vous attendez, pas au nombre de visiteurs. Un exemple : votre souper vend 180 cartes payantes et les enfants entrent gratuitement. Vous choisissez alors jusqu'à 250.

Vous hésitez ? Choisissez le palier d'aujourd'hui. S'il y a plus de monde, vous ne payez plus tard que la différence. Vous ne payez donc jamais deux fois le prix plein.

Mon événement devient plus grand que prévu

C'est une bonne nouvelle, et cela ne change rien à votre bar.

1. Le cashless continue de fonctionner. La recharge, le paiement avec le pass et le solde dans le wallet continuent. Nous ne fermons jamais une caisse au milieu d'un événement.
2. Vous recevez un seul e-mail vous signalant que votre événement a grandi.
3. Une facture vous attend pour la différence entre ce que vous avez déjà payé et le nouveau palier.

Un exemple : vous avez payé 49 € pour le palier jusqu'à 250. Votre événement arrive à 300 billets payants. Vous payez alors 50 € de plus pour le palier jusqu'à 1000, et non pas à nouveau 99 €.

Vous payez la différence sur la page de votre événement, avec le bouton Payer la différence — 50,00 €.

C'est le nombre le plus élevé de billets payants qui compte. Si des billets sont remboursés ensuite, nous ne remboursons rien.

Que voyez-vous si le cashless n'est pas activé ?

• À la caisse, il n'y a pas de bouton + Recharger le solde. À la place s'affiche « Recharger le solde : le cashless n'est pas encore activé », avec un lien vers cet article.
• Si vous scannez à la caisse le billet d'un événement sans cashless, vous voyez « Le cashless n'est pas activé pour cet événement. » avec le lien Activer le cashless. Il n'y a alors pas de montant à saisir ni de bouton pour payer avec le pass.
• Sur le pass wallet de vos visiteurs, aucun solde n'apparaît.

S'il y avait déjà un solde sur un pass, vous pouvez toujours le rendre en espèces à la caisse. Cet argent appartient à votre visiteur.

Questions fréquentes

Dois-je racheter le cashless pour chaque événement ? Oui, si vous n'êtes pas sur Pro. Le cashless est lié à un seul événement. Un événement que vous organisez à nouveau l'an prochain est un nouvel événement.

Mon événement a un billet adulte et un billet enfant. Dans le back-office, chaque type de billet est un événement à part avec la même date. Activez le cashless sur le type de billet avec lequel vos visiteurs paient au bar. En cas de doute, écrivez-nous ; nous regardons ensemble.

Est-ce que je reçois une facture ? Oui, une facture ordinaire avec TVA, comme pour votre abonnement. Vous la trouvez aussi sous Abonnement.

Et si je passe plus tard à Pro ? Le cashless est alors inclus dans votre formule pour tous vos événements. Ce que vous avez déjà payé reste payé. Aucun supplément ne s'y ajoute plus.

La recharge elle-même coûte-t-elle quelque chose ? Non. Ce que vos visiteurs rechargent arrive directement sur votre compte, chez votre propre prestataire de paiement. Passavo ne retient rien.